form-button
X
rezume-button
X
mobile-phone
  • АДРЕСА:
  • г. Казань, ул. Тази Гизата, дом 6/31, офис 202
  • г. Москва, Всеволожский переулок, дом 5
  • г. Набережные Челны, улица Академика Рубаненко, дом 6, офис 6
  • г. Москва, Пыжевский переулок, дом 5, строение 1
  • vk
  • facebook
  • instagram
  • youtube
  • ok.ru
ON-LINE ЗАЯВКА
calculator-icon
+ 7(495) 922-79-91Стать партнёром
+ 7(495) 150-26-03Являюсь партнёром + 7(966) 002-20-80КРУГЛОСУТОЧНАЯ ЛИНИЯ
staff-line-group-logo
Оказываем услуги, с использованием персонала, который прошёл тест на COVID-19 с полным соблюдением санитарных норм 24/7
work
Отправить приглашение, принять участие в тендере

Инструкция по переходу на электронные трудовые книжки

С 2020 года в России начинают действовать электронные трудовые книжки. Рассказываем, как работодателям подготовится к этим изменениям, чтобы избежать нарушений.

 

  1. Издайте соответствующие приказы

Внесение изменений в законодательство в части введения электронных трудовых книжек повлекло за собой необходимость проведения в учреждениях определенных мероприятий, а также установления новых обязанностей для должностных лиц кадровой, бухгалтерской (либо иных) служб. Следовательно, нужно будет издать приказы по учреждению:

  • об утверждении плана мероприятий в связи с введением электронных трудовых книжек;
  • о назначении ответственных лиц за ведение электронных трудовых книжек.

  1. Внесите изменения в локальные акты

Скорректировать потребуется и некоторые локально-нормативные акты учреждения. В частности, нужно будет:

  • внести изменения в должностные инструкции лиц, ответственных за ведение электронных трудовых книжек и за представление соответствующей отчетности;
  • скорректировать график документооборота в части установления алгоритма и сроков подготовки необходимых документов и сведений;
  • дополнить новыми формулировками локальные акты, в которых упоминается трудовая книжка, например правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), инструкцию по делопроизводству.
  1. Обеспечьте техническую готовность представления сведений

Работодатели должны позаботиться об обеспечении технической готовности представления сведений о трудовой деятельности для хранения их в информационных ресурсах ПФР.


Кроме того, нужно завести электронную почту (и довести адрес электронной почты до сведения работников), куда работники смогут присылать заявления о выдаче им сведений о трудовой деятельности.

 

  1. Разработайте формы уведомления и заявления

Законодательство обязывает работодателей в срок до 01.07.2020 уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки. Форма такого уведомления не утверждена, соответственно, работодатель должен разработать ее самостоятельно.


Работники, в свою очередь, до 31.12.2020 включительно должны подать работодателю письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки). Форма такого заявления произвольная. Но чтобы у работников не возникало вопросов, целесообразно разработать формы заявлений и предлагать их в качестве образца работникам.

 

  1. Проверьте правильность оформления бумажных трудовых книжек

Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек целесообразно провести сплошную проверку правильности оформления бумажных трудовых книжек. При необходимости — внести новые записи или исправить ошибки.

  1. Подготовьтесь к сдаче отчетности

С 2020 года работодатели обязаны будут представлять сведения:

  • в ПФР — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, по форме СЗВ-ТД (с учетом выходных дней впервые указанный отчет нужно представить до 17.02.2020);
  • работникам — по их запросу и при увольнении по форме СТД-Р (ранее предполагалось, что для этого будет использоваться форма СЗИ-ТД).

На момент подготовки настоящего материала обе эти формы еще не утверждены.


То есть, как уже указывалось выше, в учреждении нужно будет назначить лиц, ответственных за оформление данных форм, при необходимости провести обучающие занятия по порядку их заполнения.


Отметим, что ежемесячная форма СЗВ-ТД в 2020 году должна оформляется не на всех работников, а лишь на тех:

  1. которые подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в месяце, следующем за тем, в котором было подано такое заявление);
  2. у которых поменялись сведения о трудовой деятельности, в частности произошли следующие события:
  • прием на работу (службу);
  • перевод на другую работу;
  • изменение наименования страхователя;
  • установление (присвоение) второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации (заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации — класс, категория, классный чин и т. п.);
  • увольнение с работы;
  • лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение 2020 года, сведения о его должности нужно подать в ПФР до 15.02.2021.

 

С 2021 года работодатели обязаны будут подавать в ПФР сведения о приеме и увольнении работников не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

 

  1. Уведомите работников о переходе на электронные трудовые книжки

Проведите разъяснительную работу среди работников о сути электронных трудовых книжек, о возможности выбора способа ведения трудовых книжек и об алгоритме получения сведений о трудовой деятельности.


До 01.07.2020 уведомите под подпись работников (включая тех, кто находится в декрете) о переходе на электронные трудовые книжки и о необходимости выбора ими дальнейшего способа ведения трудовых книжек. Декретницам уведомление можно направить заказным письмом.

 

  1. Организуйте прием заявлений от работников

До 31.12.2020 организуйте прием заявлений от работников о выборе способа ведения трудовой книжки.


Если работник до 31.12.2020 не представил соответствующее заявление по уважительной причине (например, находился на больничном, в отпуске, в декрете либо по иному основанию не исполнял трудовые обязанности, но за ним сохранялось место работы либо гражданин имел стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых отношениях), он может представить такое заявление работодателю в любое время позже.

 

  1. Выдайте работникам бумажные трудовые книжки

Если работник выбрал способ ведения трудовой книжки в электронном виде, после 01.01.2021 бумажную трудовую книжку ему нужно будет выдать на руки под подпись (факт выдачи зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек). При выдаче трудовой книжки в нее необходимо внести запись о подаче работником соответствующего заявления.

 

 

Видео