Как не терять первичные документы?

Часто бывает так, что поставщики задерживают или не предоставляют первичные документы. А ещё они бывает, теряются. Особенно, если изначально они попадают в руки менеджера, который не уделяет им должного внимания. А нет документов – нет вычетов по НДС и расходов по налогу на прибыль.

 

 

Поэтому в конце кварталов бухгалтеры начинают поиск документов по оплатам в банковских выписках и делают запросы контрагентам. Контрагенты все реагируют по-разному. Кто-то присылает без проблем, кто-то забивает, а кто-то может и отказать. Мол, мы вам уже давали, а то, что вы потеряли – это ваши проблемы. Слава Богу, таких мало.

Мы настоятельно рекомендуем прописать в договорах с контрагентами правила оформления и порядок предоставления первичных документов. Пропишите также порядок исправления ошибок в первичке. Это ваша гарантия того, что документы вы получите и лишнее обоснование для несговорчивого бухгалтера поставщика. При желании можно даже прописать санкции, если документы не были даны по запросу. Например, если вам не предоставили счёт-фактуру, можно прописать штраф равный вычету НДС по этому документу. Тогда поставщик точно будет более ответственно относиться к документам. Договор – это всегда именно тот документ, с которым никто не спорит.

 

Также рекомендуем прописать порядок сдачи документов в бухгалтерию менеджерами. Если у вас большой менеджерский отдел, впишите в должностную инструкцию сроки предоставления первичных документов и ответственность за просрочку и утерю документов. Например, менеджер должен сдать документы в бухгалтерию не позже 1-2 дней после получения или отгрузки. Тогда ваши менеджеры тоже будут внимательнее.

 

На практике же этого почти никто не делает.