Согласно законодательству, все первичные документы необходимо хранить не менее пяти лет. В понятие таковых входят: кассовые книги, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные и авансовые отчеты, переписки, путевые листы и журналы учета, документы о получении зарплаты и выплате пособий, инвентаризационные описи об имуществе.

Но еще есть исключения. Документы о зарплате, если нет лицевых счетов, хранятся 75 лет. А документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно. Срок хранения отсчитывается от года, когда документы в последний раз использовались для составления отчетности. Пять лет надо также хранить средства, которые связаны с ЭЦП.

Регистры бухучета тоже хранятся не менее пяти лет после отчетного года. Годовая бухгалтерская отчетность и аудиторское заключение хранятся постоянно. На практике квартальная отчетность хранится тоже пять лет, а месячная — один год. Но если нет годовой отчетности, то квартальная хранится постоянно.

А вот налоговые документы, в отличие от бухгалтерских хранятся в основном 4 года. Это: документы налогоплательщиков и налоговых агентов, которые необходимы для расчета, удержания и уплаты налогов, счета-фактур, книги покупок и продаж, таможенные декларации в части уплаты НДС, заявления о ввозе товаров, БСО, документы об уплате авансовых платежей акцизов. 

А документы, которые необходимы для исчисления и уплаты взносов по закону, должны храниться шесть лет. Но есть подзаконные акты, которые говорят, что отчёт 4-ФСС и квитанции о приёме должны хранится не менее пяти лет с момента принятия. Такая же ситуация с декларацией по пенсионным взносам.

Все налоговые декларации обязательно нужно хранить пять лет. Столько же хранятся сведения о доходах физических лиц (если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты - 75 лет).

Как видно, у всех документов немного разные сроки хранения, поэтому для собственной безопасности и спокойствия, рекомендуем хранить все документы 6 лет.

От себя добавим, что в связи с последними ужесточениями в сфере регулирования и контролирования, мы рекомендуем также сохранять всю электронную переписку с контрагентами во всех мессенджерах. И даже ссылки и скрины их рекламных объявлений на тот случай, если налоговики будут утверждать, что сделка фиктивная и контрагент липовый.